Fazer escolhas adequadas às necessidades e à realidade de cada empresa é importante para alcançar objetivos. Para isso, é imprescindível ter planos mas contar com ferramentas que o ajude a colocar eles em prática.

Por meio do Plano de Ação torna-se possível criar um número de cenários de possibilidades e saber agir dentro deles, definindo prazos, atividades, responsabilidades, metas, e possíveis riscos. Além disso, o processo também ajuda a definir os valores e prioridades de uma empresa.

O processo para elaborar um Plano de Ação exige ferramentas, e é sobre elas que iremos abordar neste artigo, para ajudar você a executar a melhor alternativa. Preparamos essa lista com c na empresa : PDCA, 5W2H, 5S, e Matriz de Eisenhower.

• PDCA

Também conhecido como círculo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA é uma das ferramentas mais populares para proporcionar a melhoria contínua dentro das organizações, pois ele parte da ideia de que nenhum processo é perfeito e de que o aprimoramento é sempre possível.

O PDCA oferece condições para gerir seu funcionamento com foco na qualidade e se divide em 4 fases, sendo elas: planejar, executar, checar e agir.

O objetivo é agregar os conhecimentos recém adquiridos para planejar novamente, eliminando falhas e desperdícios e aumentando sua competitividade.

• 5W2H

Esta metodologia consiste em um mapeamento através de um checklist de atividades a serem desenvolvidas por todos os times dentro das organizações, sendo registrado: custo da operação, como será feita, onde será feito; quem será o responsável; quem fará cada atividade; quanto tempo levará; quais áreas estarão envolvidas; o porquê de realizar essas ações.

Estando tudo registrado, qualquer dúvida acerca de processos ou atividades poderão ser imediatamente sanadas, reduzindo erros e impactando positivamente na rotina e tomada de decisões através dos cenários.

Essa ferramenta não exige nenhum conhecimento além dos processos da empresa, o que precisa é apenas entender bem o contexto onde ele será aplicado e saber quais recursos (tempo, pessoas, dinheiro) estão disponíveis para conseguir preencher a tabela ou planilha da melhor maneira possível.

•  Metodologia 5S

A metodologia 5S é uma ferramenta de gestão de empresas com o objetivo de reestruturação rápida, baseada nos cinco sensos do Japão, sendo eles: senso de utilização, ordenação, limpeza, saúde e padronização, disciplina e autodisciplina.

É uma estratégia para organizações que passam por problemas de produtividade, onde o foco principal da metodologia é otimizar a disciplina dos processos, promovendo mais qualidade do serviço realizado e produtividade dos colaboradores. 

Os benefícios vão desde a otimização do tempo através da padronização dos processos e consequentemente melhora da qualidade do serviço, até uma maior facilidade na identificação de erros.

•  Matriz de Eisenhower

Uma longa lista de pendências pode parecer exaustiva, mas a meta da Matriz Eisenhower é passar por estas tarefas uma a uma e separá-las por quadrante, sendo eles: tarefas a fazer primeiro, tarefas a agendar para mais tarde, tarefas a delegar e tarefas a excluir.

Quando puder ver as suas tarefas nas categorias designadas, você conseguirá montar o seu cronograma e realizar o seu trabalho mais importante. Ou seja, é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que ajuda a priorizar tarefas com base em sua importância e urgência.

Assim, com uma priorização eficaz, você poderá aumentar a sua produtividade e assegurar que as suas tarefas mais urgentes recebam atenção imediata.

Se você pretende otimizar o processo de gestão e organizacional da sua empresa, aposte nessas ferramentas e não deixe as tarefas se perderem! Com elas andando, as metas vão estar muito mais perto de ser atingidas e ultrapassadas.